Kako promijeniti informacijskog posrednika za eRačune?
Korištenje eRačuna ne znači da ste trajno vezani uz jednog informacijskog posrednika.
Kao i kod drugih poslovnih usluga, tijekom poslovanja može se pojaviti potreba za promjenom pružatelja usluge. Razlozi mogu biti različiti – od cijene i korisničke podrške do dodatnih funkcionalnosti ili bolje integracije s postojećim poslovnim sustavom.
Ako razmišljate o promjeni informacijskog posrednika, važno je unaprijed provjeriti nekoliko ključnih stvari kako bi prijelaz prošao bez prekida poslovanja.
Što je informacijski posrednik?
Informacijski posrednik je ovlašteni pružatelj usluge koji omogućuje razmjenu eRačuna između poslovnih subjekata.
U praksi ćete često čuti i nazive:
- pružatelj eRačuna
- servis za eRačune
- pristupna točka
Iako se u svakodnevnom govoru koriste kao sinonimi, zakon koristi izraz informacijski posrednik, dok se u tehničkoj dokumentaciji često koristi izraz pristupna točka.
Može li se promijeniti informacijski posrednik?
Da.
Nijedan zakon ne propisuje da morate cijelo vrijeme koristiti istog informacijskog posrednika.
Ako pronađete rješenje koje bolje odgovara vašem poslovanju, možete promijeniti pružatelja usluge.
Najvažnije je da se prijelaz organizira na način koji neće utjecati na redovno slanje i zaprimanje eRačuna.
Kada poduzetnici najčešće mijenjaju informacijskog posrednika?
Najčešći razlozi su:
- viša cijena usluge
- dodatne naknade po računu
- nedostatak API-ja
- nepostojanje integracije s ERP-om
- spora korisnička podrška
- nedostatak web aplikacije
- nemogućnost automatskog zaprimanja računa
- ograničene mogućnosti arhive
- prelazak na novi poslovni program
- spajanje više tvrtki u jedan sustav
Svaka tvrtka ima različite potrebe pa je važno odabrati rješenje koje odgovara načinu poslovanja.
Na što trebate paziti prije promjene?
Prije prelaska preporučujemo da provjerite sljedeće.
1. Hoće li se prenijeti arhiva?
Provjerite gdje se trenutno nalaze vaši dokumenti i kako ćete im pristupati nakon promjene pružatelja.
Ako arhiva nije dio nove usluge, pobrinite se da preuzmete potrebne dokumente prije isteka ugovora.
2. Postoji li integracija s vašim poslovnim programom?
Ako koristite ERP ili računovodstveni program, provjerite postoji li gotova integracija ili API.
Na taj način izbjegavate ručni unos podataka i dvostruki rad.
3. Postoje li dodatne naknade?
Nije dovoljno usporediti samo mjesečnu pretplatu.
Provjerite naplaćuju li se dodatno:
- izlazni eRačuni
- ulazni eRačuni
- arhiviranje
- API pristup
- dodatni korisnici
- integracije
- podrška
Ukupan trošak često je važniji od same cijene paketa.
4. Provjerite korisničku podršku
Kod digitalnih poslovnih procesa brzina rješavanja problema može biti jednako važna kao i cijena.
Provjerite:
- radno vrijeme podrške
- način prijave problema
- vrijeme odgovora
- dostupnost tehničke pomoći
5. Provjerite postupak prijelaza
Pitajte novog pružatelja:
- koliko traje aktivacija
- postoje li prekidi u radu
- tko obavlja migraciju
- treba li mijenjati postavke poslovnog programa
- treba li ponovno postavljati ovlaštenja
Što je s FiskAplikacijom?
Kod promjene informacijskog posrednika može biti potrebno ažurirati ovlaštenja i postavke povezane s FiskAplikacijom.
Prije početka korištenja nove usluge provjerite koje je korake potrebno napraviti kako bi novi informacijski posrednik mogao nesmetano razmjenjivati eRačune u vaše ime.
Hoću li izgubiti eRačune?
To ovisi o načinu na koji je organizirana arhiva kod postojećeg pružatelja usluge.
Prije raskida ugovora preporučuje se:
- preuzeti važnu dokumentaciju
- provjeriti rokove čuvanja
- osigurati pristup povijesnim računima
- provjeriti postoji li mogućnost izvoza podataka
Kako izgleda prijelaz na Sveračun?
Ako prelazite na Sveračun, postupak uključuje nekoliko jednostavnih koraka:
- Odabir odgovarajućeg paketa.
- Aktivaciju korisničkog računa.
- Konfiguraciju pristupne točke.
- Po potrebi povezivanje s ERP-om ili računovodstvenim programom.
- Testiranje slanja i zaprimanja eRačuna.
- Početak redovnog korištenja.
Za korisnike koji koriste poslovni softver moguće je povezivanje putem API-ja, čime se izdavanje i zaprimanje eRačuna integrira u postojeći način rada.
Checklist prije promjene informacijskog posrednika
Prije nego donesete odluku, provjerite:
✔ Cijenu usluge
✔ Troškove po računu
✔ API i mogućnost integracije
✔ Web aplikaciju
✔ Korisničku podršku
✔ Arhivu dokumenata
✔ Status dostave i zaprimanja
✔ Sigurnost podataka
✔ Mogućnost izvoza podataka
✔ Postupak migracije
✔ Vrijeme potrebno za aktivaciju
Najčešća pitanja
Moram li ostati kod istog informacijskog posrednika?
Ne. Možete promijeniti pružatelja usluge ako pronađete rješenje koje bolje odgovara vašem poslovanju.
Koliko traje promjena?
Trajanje ovisi o složenosti poslovanja, postojećim integracijama i postupku aktivacije novog pružatelja.
Hoću li izgubiti stare eRačune?
Ne nužno. To ovisi o pravilima postojećeg pružatelja usluge i načinu pohrane arhive. Prije promjene preporučuje se provjeriti mogućnosti izvoza i pristupa dokumentima.
Trebam li ponovno povezivati ERP?
Ako koristite integraciju, potrebno je provjeriti način povezivanja s novim informacijskim posrednikom. Mnogi ERP sustavi omogućuju povezivanje putem API-ja.
Mogu li koristiti više informacijskih posrednika?
To ovisi o načinu organizacije poslovanja i tehničkim mogućnostima pojedinog rješenja. Ako razmišljate o takvom modelu rada, preporučuje se prethodno provjeriti uvjete kod odabranih pružatelja usluga.
Razmišljate o promjeni informacijskog posrednika?
Odabir informacijskog posrednika nije samo pitanje cijene. Važno je odabrati rješenje koje odgovara vašem načinu poslovanja, podržava vaš poslovni softver i omogućuje pouzdanu razmjenu eRačuna.
Ako razmišljate o prelasku na Sveračun, provjerite mogućnosti integracije, dostupne pakete i postupak aktivacije kako biste prijelaz obavili jednostavno i bez nepotrebnih prekida u radu.
Prepustite prijelaz nama
Promjena informacijskog posrednika često se čini složenijom nego što zapravo jest.
Ako odlučite prijeći na Sveračun, pomoći ćemo vam provjeriti što je potrebno napraviti, odgovoriti na vaša pitanja i organizirati prijelaz na način koji će imati što manji utjecaj na vaše svakodnevno poslovanje.
Vi nastavite raditi svoj posao, a mi ćemo se pobrinuti da postupak prelaska prođe što jednostavnije i uz što manje prekida u razmjeni eRačuna.
Odricanje od odgovornosti
Informacije objavljene u ovom članku služe isključivo u informativne svrhe i temelje se na zakonima, pravilnicima i javno dostupnim informacijama važećima u trenutku objave.
Sveračun nije porezni, računovodstveni niti pravni savjetnik te sadržaj ovog članka ne predstavlja porezni, računovodstveni ili pravni savjet. Prije donošenja poslovnih odluka preporučujemo konzultaciju s ovlaštenim računovođom, poreznim savjetnikom ili drugim stručnjakom.