Odoo i PostLink eRačuni: automatizirajte slanje, zaprimanje i izvještavanje iz Odoo-a

Fiskalizacija 2.0 i obvezna razmjena eRačuna ne moraju značiti još jedan portal na koji se morate prijavljivati, još jednu lozinku koju morate pamtiti i još jedan poslovni proces koji će netko u Vašoj tvrtki ručno odrađivati.

Ako već koristite Odoo, puno je logičnije da eRačunima upravljate tamo gdje već vodite prodaju, nabavu, račune i plaćanja.

Zato je za korisnike Odoo-a dostupan modul za povezivanje s PostLink eRačunima Hrvatske pošte.

Cilj integracije nije samo omogućiti slanje eRačuna. Cilj je automatizirati cijeli proces, od izdavanja računa, preko njegove razmjene, do zaprimanja ulaznih računa i izvještavanja o naplati.

Račun izdajete u Odoo-u, a iz Odoo-a ga i šaljete

Bez integracije možete imati situaciju u kojoj račun prvo napravite u Odoo-u, a zatim se prijavljujete na portal informacijskog posrednika kako biste ga tamo ponovno unosili ili učitavali i poslali kupcu.

Time smo papir zamijenili portalom, ali ručni posao zapravo nismo uklonili.

Kod integracije Odoo-a s PostLinkom proces je drugačiji.

Račun izrađujete u Odoo-u kao i do sada. Kada je spreman za slanje, eRačun se iz Odoo-a šalje kroz PostLink prema primatelju.

Ne morate ponovno unositi kupca, stavke, iznose i ostale podatke samo zato što račun sada mora biti poslan kao strukturirani eRačun.

Račun nastaje jednom, u Odoo-u, a dalje ga preuzima automatizirani proces.

Ulazni eRačuni stižu direktno u Odoo

Automatizacija je možda još važnija kod ulaznih računa.

Ako dnevno ili mjesečno primate veći broj računa dobavljača, nema puno smisla da zaposlenik otvara portal informacijskog posrednika, provjerava što je stiglo, preuzima dokumente i zatim iste podatke ponovno unosi u ERP.

Putem integracije s PostLinkom zaprimljeni eRačuni mogu dolaziti direktno u Odoo.

To otvara mogućnost daljnje automatizacije obrade ulaznih dokumenata i njihovog povezivanja s podacima koje već imate u sustavu.

Upravo je to jedna od glavnih prednosti strukturiranog XML eRačuna.

PDF je napravljen prvenstveno da ga pročita čovjek. Strukturirani eRačun napravljen je tako da njegove podatke može pročitati i obraditi softver.

Ako nakon uvođenja eRačuna zaposlenik i dalje ručno prepisuje dobavljača, iznose, PDV i ostale podatke, propustili ste velik dio koristi koju digitalizacija može donijeti.

Izvještavanje o naplati iz Odoo-a

Novi sustav ne završava slanjem i zaprimanjem eRačuna.

Fiskalizacija 2.0 uvodi i eIzvještavanje, a među podacima o kojima se izvještava Porezna uprava nalaze se i informacije o naplati eRačuna.

Ako koristite Odoo za vođenje računa i evidentiranje plaćanja, Odoo već zna da je određeni račun plaćen.

Zašto biste taj podatak ponovno ručno unosili na drugom mjestu?

Integracija omogućuje da se proces izvještavanja o naplati odrađuje iz Odoo-a, koristeći podatke koji se već nalaze u Vašem poslovnom sustavu.

Time se smanjuje dvostruki unos podataka, ali i mogućnost da u jednom sustavu račun bude evidentiran kao plaćen, a u drugom ne.

Jedan poslovni proces umjesto nekoliko nepovezanih sustava

Ideja povezivanja Odoo-a i PostLinka može se vrlo jednostavno prikazati.

Kod izlaznih računa:

Odoo → PostLink → kupac

Kod ulaznih računa:

dobavljač → PostLink → Odoo

A kada u Odoo-u evidentirate naplatu, potrebni podaci mogu se koristiti za daljnje izvještavanje.

Umjesto da zaposlenici tijekom dana prelaze između Odoo-a, portala informacijskog posrednika, e-maila i drugih aplikacija, cilj je što veći dio procesa zadržati u jednom sustavu.

Manje portala znači manje klikanja, manje ručnog unosa i manje mogućnosti za pogrešku.

Što dobivate integracijom?

Integracijom Odoo-a i PostLink eRačuna možete povezati nekoliko procesa koji bi se inače obavljali odvojeno:

Slanje eRačuna, račun izrađujete i šaljete direktno iz Odoo-a.

Zaprimanje eRačuna, ulazni eRačuni preko PostLinka dolaze direktno u Odoo.

Praćenje dokumenata, informacije vezane uz razmjenu mogu ostati povezane s konkretnim dokumentom u ERP-u.

Izvještavanje o naplati, podaci o plaćanju koji već postoje u Odoo-u koriste se za daljnji proces izvještavanja.

Automatizacija, smanjuje se potreba za ručnim prepisivanjem i radom u više različitih aplikacija.

Kod nekoliko računa mjesečno dodatnih nekoliko minuta ručnog rada možda ne izgleda kao veliki problem. Kod stotina ili tisuća dokumenata mjesečno isti postupak postaje ozbiljan operativni trošak.

Već koristite Odoo? Ne morate mijenjati ERP zbog eRačuna

Modul nije namijenjen samo novim Odoo implementacijama.

Ako već koristite Odoo, integracija s PostLinkom može se dodati u postojeće Odoo okruženje.

Prije implementacije potrebno je provjeriti verziju Odoo-a, postojeću lokalizaciju te način na koji su kod Vas postavljeni računovodstveni, prodajni i nabavni procesi.

To znači da zbog Fiskalizacije 2.0 ne morate nužno mijenjati ERP niti svoje poslovanje preseliti na portal informacijskog posrednika.

Umjesto toga, informacijskog posrednika možete povezati sa sustavom u kojem već svakodnevno radite.

Rješenje je dostupno i drugim Odoo implementatorima

Modul nije ograničen samo na naše direktne Odoo korisnike.

Ako ste Odoo implementator i imate vlastite korisnike kojima trebate omogućiti razmjenu eRačuna putem PostLinka, modul možemo osigurati i za Vaše implementacije.

Komercijalni odnos pritom se može organizirati na različite načine.

Kao implementator možete s PostLinkom dogovoriti vlastite uvjete za svoje klijente, dok se Vi bavite Odoo implementacijom i integracijom.

Druga mogućnost je da krajnji korisnik uslugu ugovori direktno s PostLinkom, a Vi implementirate potrebnu integraciju u njegov Odoo.

Na taj način Odoo implementator ne mora od nule razvijati vlastito povezivanje s informacijskim posrednikom samo zbog novih zakonskih zahtjeva.

PostLink kao informacijski posrednik, Odoo kao Vaš poslovni sustav

PostLink eRačuni usluga je Hrvatske pošte za razmjenu elektroničkih računa, dok Odoo ostaje mjesto na kojem vodite svoje svakodnevno poslovanje.

Ta je podjela zapravo vrlo logična.

PostLink odrađuje ulogu potrebnu za razmjenu eRačuna, dok Odoo upravlja poslovnim procesom iz kojeg je račun nastao ili u kojem se zaprimljeni račun dalje obrađuje.

Integracijski modul povezuje ta dva svijeta.

Fiskalizacija 2.0 ne bi trebala stvoriti više ručnog rada

Najgori scenarij uvođenja eRačuna bio bi da račun napravite u jednom programu, zatim ga ručno prenesete u drugi, status provjeravate na trećem mjestu, a nakon što kupac plati račun ponovno ručno unosite podatak potreban za izvještavanje.

Formalno biste možda digitalizirali račun. Poslovni proces niste.

Ako već koristite Odoo, Fiskalizacija 2.0 može biti dobar trenutak da napravite upravo suprotno.

Račun napravite jednom.

Pošaljete ga iz Odoo-a.

Ulazne eRačune zaprimite u Odoo.

Plaćanje evidentirate tamo gdje ga i inače evidentirate.

A podatke koje sustav već ima koristite za daljnju automatizaciju i izvještavanje.

Jedan sustav, jedan proces, manje ručnog rada.

Ako ste postojeći Odoo korisnik, modul za povezivanje s PostLink eRačunima možemo implementirati u Vaše Odoo okruženje.

Ako ste Odoo implementator, modul možete koristiti i za svoje korisnike te s PostLinkom dogovoriti uvjete suradnje za svoje klijente.